कोषागार में प्रस्तुत की जाने वाले आनलाईन विपत्र के साथ आवशयक अनुलग्नक का आनलाईन अपलोड होने के सम्बंध में
No: 2910 Dated: Jun, 03 2020
डॉ. एस. सिद्धार्थ, भा.प्र.से.
प्रधान सचिव
वित्त विभाग
बिहार सरकार
सेवा में,
सभी अपर मुख्य सचिव/प्रधान सचिव/सचिव,
सभी विभागाध्यक्ष,
सभी प्रमंडलीय आयुक्त,
सभी जिला पदाधिकारी,
सभी कार्यालय प्रधान।
विषय :- कोषागार में प्रस्तुत की जाने वाले ऑनलाईन विपत्र के साथ आवश्यक अनुलग्नक का ऑनलाईन अपलोड होने के संबंध में।
महाशय,
राज्य में वित्तीय लेन-देन को सुदृढ़ करने हेतु दिनांक-01.04.2019 के प्रभाव से सी०एफ०एम०एस० प्रणाली लागू है। इस प्रणाली के तहत आवश्यक राशि का कोषागार से निकासी हेतु कोषागार में प्रस्तुत होने वाले सभी प्रकार के विपत्र आवश्यक अनुलग्नक के साथ ऑनलाइन रूप से इस सॉफ्टवेयर में Upload करना आवश्यक है। इसके लिए सी०एफ०एम०एस० सॉफ्टवेयर में विपत्रों के साथ अनुलग्नकों को Upload करने हेतु प्रत्येक विपत्र के लिए कुल 10 Attachments (प्रत्येक एक-एक MB का) तक संलग्न करने की व्यवस्था की गई है।
ऐसा देखा जा रहा है कि विभिन्न विभागों/कार्यालयों की ओर से कोषागार में प्रस्तुत हो रहे ऑनलाइन विपत्रों से संबंधित आवश्यक अनुलग्नकों को कोषागार आपति के आलोक में, सी०एफ०एम०एस० सॉफ्टवेयर में Upload करने के बजाय इन अनुलग्नकों का Printout (हार्ड कॉपी) एवं सॉफ्ट प्रति अलग से पेनड्राईव, सी0डी0 एवं डी0वी0डी0 आदि में संधारित कर, कोषागार में प्रस्तुत किये जा रहे है, जो लेखांकन एवं तत्पश्चात के अंकेक्षण व्यवस्था के दृष्टिकोण से नियमानुकूल नहीं है तथा इसे पूर्ण विपत्र नहीं माना जा सकता है।
नियमानुसार कोषागार में प्रस्तुत होने वाले ऑनलाइन विपत्र लेखांकन के दृष्टिकोण से तभी पूर्ण माना जा सकता है जब इसके साथ संलग्न किये जाने वाले आवश्यक अनुलग्नकों को भी ऑनलाइन रूप से सॉफ्टवेयर में Upload किया गया हो। इस संबंध में बिहार कोषागार संहिता, 2011 के नियम-126 एवं 127 प्रासंगिक हैं।
तदनुसार कोषागार में ऑनलाइन प्रस्तुत होने वाले विपत्रों से संबंधित अनुलग्नकों का सॉफ्ट प्रति अलग से पेनड्राईव, सी0डी0 एवं डी०वी०डी० आदि कोषागार में किसी भी परिस्थिति में स्वीकार योग्य नहीं होगें। कोषागार पदाधिकारी इसका अनुपालन सुनिश्चित करेंगें ।
अतः अनुरोध है कि लेखांकन एवं अंकेक्षण के व्यवस्था को सुदृढ़ रखने हेतु कोषागार में ऑनलाइन प्रस्तुत होने वाले सभी प्रकार के विपत्र आवश्यक अनुलग्नक के साथ सी0एफ0एम0एस0 सॉफ्टवेयर में Upload कर ही प्रस्तुत किया जाय ।
विश्वासभाजन
(डॉ० एस० सिद्धार्थ)
प्रधान सचिव